Documentation EcoVadis : comment préparer les bons justificatifs pour améliorer son score RSE ?

L’objectif de l’évaluation EcoVadis est d’évaluer le système de gestion des enjeux RSE au sein d’une entreprise. Pour cela, un questionnaire d’évaluation doit être complété et accompagné de documents venant étayer les réponses. Ceux-ci sont ensuite examinés afin de vérifier qu’ils confirment les déclarations relatives aux pratiques et au système de gestion RSE de l’entreprise.

La documentation constitue ainsi le fondement de l’évaluation. Toutefois, sa rédaction peut s’avérer complexe lorsqu’on ne maîtrise pas encore les attentes associées à cet exercice. Ce guide synthétique a été conçu pour vous présenter l’essentiel des bonnes pratiques à adopter afin de produire une documentation claire, pertinente et fidèle aux démarches réellement mises en œuvre au sein de votre organisation.

Les exigences de base de la documentation attendue par EcoVadis

• Documents appartenant à votre entreprise : le nom ou le logo de votre entreprise doivent figurer sur l’ensemble des documents que vous fournissez. 

• Délais de validité : tous les documents doivent présenter une date de parution et avoir été publiés au moins un mois avant la date de remise du questionnaire. Chaque document possède une date de validité dépendant de sa nature (8 ans pour ceux répondant à des questions de Politiques et Mesures, 2 ans pour les documents de Reporting, 2 ans pour les rapports d’audit RSE externe). 

• Exigences techniques pour le téléchargement de documents : format du document, taille du document, pas de documents chiffrés, toutes les langues sont autorisées, lien pertinent et correct entre documents et réponses, etc.

Au-delà de ces exigences de base, nous vous proposons également des conseils précis pour améliorer votre documentation et votre compréhension de l’évaluation EcoVadis.

Des documents structurants et transversaux indispensables

L’évaluation EcoVadis étant limitée à un nombre maximal de 55 documents justificatifs, il est essentiel d’optimiser la structure de votre documentation. Dans la mesure où EcoVadis évalue avant tout la maturité et la cohérence de votre système de management RSE, il est fortement recommandé de privilégier des documents transversaux regroupant plusieurs dimensions de ce système. Ces documents peuvent notamment intégrer les engagements de l’entreprise, les modalités de déploiement des actions, les indicateurs de suivi ainsi que les résultats obtenus. Cette approche permet à la fois de maximiser la valeur de chaque document soumis et de présenter une vision cohérente et structurée de votre démarche RSE.

À titre d’exemple, un rapport RSE constitue un support particulièrement pertinent puisqu’il peut centraliser les politiques, actions, indicateurs et résultats relatifs aux enjeux environnementaux, sociaux et de gouvernance au sein d’un même document.

Formalisation de procédures et instructions de travail

Pour répondre à de nombreuses questions portant sur les mesures mises en œuvre, il est souvent nécessaire de formaliser dans un document dédié des pratiques déjà appliquées au sein de l’entreprise. En effet, certaines démarches intégrant des critères liés aux enjeux RSE existent parfois de manière informelle, sans avoir été consignées dans une procédure ou un référentiel interne.

Par exemple, dans le cadre des achats, votre entreprise peut déjà prendre en compte certains critères environnementaux, sociaux ou éthiques lors de la sélection de ses fournisseurs. Toutefois, si ces pratiques ne sont pas documentées, elles ne pourront pas être pleinement valorisées dans l’évaluation. Il est donc recommandé de les formaliser au sein d’une procédure d’achats claire et structurée, permettant de démontrer à EcoVadis l’existence d’un système de gestion des achats cohérent et maîtrisé.

Ne pas négliger l’accompagnement externe

Nous observons des problématiques récurrentes chez beaucoup de nos clients, plus particulièrement les PME : manque de temps, de moyens humains comme financiers, et parfois manque de sensibilisation ou d’information sur ces sujets. 

Bien que cet article fournisse des repères utiles pour structurer votre démarche documentaire, l’accompagnement par un consultant externe demeure souvent la solution la plus efficace pour optimiser la qualité des preuves fournies, gagner du temps et maximiser les résultats de l’évaluation.

Chez ECO-ECO, agence conseil RSE, nous accompagnons les PME et les ETI dans toutes les étapes de leur évaluation, de la préparation du questionnaire jusqu'à l'analyse des résultats et à la mise en œuvre d'un plan d'amélioration. En tant que partenaire consultant EcoVadis, notre accompagnement ne se limite pas à l'obtention d'une note : nous aidons les entreprises à comprendre les attentes de la méthodologie, à structurer leur système de management RSE, à constituer une documentation pertinente et à valoriser les pratiques déjà en place.